Электронный документооборот

Электронный документооборот (СЭД).

Обработка, подготовка и согласование документов занимают большую часть рабочего времени офисного сотрудника.Но по статистике на сегодняшнее время в большинстве организаций работающих с большим количеством документов до сих пор ведется по-старинке: как и много лет назад, они осуществляют свой документооборот, разрабатываются, утверждаются, изменяются и хранятся в типовом бумажном виде. Неизменность сложившимся традициям веденным еще в эпоху правления Петра I, приводит к утрате или разглашению очень значимой информации, длительными согласованиями и срывами сроков выполнения заданий. Особенно остро недостатки бумажного документооборота проявляются в организациях, имеющих множество офисов и представительств по всей России и за рубежом. Если хотя бы некоторую часть негативных последствий от бумажного документооборота оценить в денежном эквиваленте, то получившаяся сумма довольно неприятно удивит любого руководителя, любого прдприятия, любого ранга. Например, по данным компаний Gartner и Xerox, при старинном бумажном документообороте безрезультатно расходуется около 20% рабочего времени офисного сотрудники любого предприятия, т. е. в год организация «впустую» расходует месячный фонд оплаты труда.

Для минимизации издержек бумажного документооборота разрабатываются и применяются новые методы и средства работы с документами, в частности — ставшие стандартом пакеты офисных программ (Microsoft Office, OpenOffice и др.). Они значительно позволяют уменьшить время, необходимое для создания и редактирования документа любого типа и расширения, а также дают возможность передавать или пересылать их в электронной форме (например, по электронной почте (e-mail) или записи на любой носитель). Но при этом не решается большинство самых основных проблем бумажного документооборота: многократное копирование, наличие нескольких версий, трудоемкость поиска и т. д. По этой причине уже много лет активно развивается новый отдельный класс комплекса программного обеспечения — системы электронного документооборота (СЭД).

Представление документа в нашей системе:

СЭД позволяет организовать и контролировать полноценно Делопроизводство и электронный документооборот на предприятиях любого уровня, масштаба и сферы деятельности. Для этой цели в ней специально реализованы все важные функции, считающиеся стандартом для современных систем этого класса:

• поддержка регистрации электронных и бумажных документов в соответствии с установленными требованиями ГСДОУ;
• индивидуальная настройка папочной структуры документов и поддержка номенклатуры дел;
• поддержка маршрутов движения документов (последовательные, маршруты с условиями, отсрочки, параллельные, свободные маршруты);
• широкий спектр возможностей по регистрации электронных документов разных версий(регистрация из электронной почты (e-mail) и web-форм,регистрация файлов любого формата, поддержка потокового сканирования);
• возможность развитых вариантов поиска (поддержка динамических папок поиска, расширенный поиск, полнотекстовый поиск с учетом условий правил и исключений морфологии русского языка, атрибутивный поиск);
• сохранение истории работы с документацией(учет авторов и времени, всех действий с документом,поддержка версионности присоединенных файлов , сохранение рабочих комментариев к документу);
• поддержка смешанного документооборота ( ведение электронного учета мест хранения оригиналов и копий документов,вывод на печать регистрационной карточки документа,подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам);
• наличие инструментов для анализа исполнительской дисциплины сотрудников и документооборота (возможность построения аналитических справок и отчетов , автоматическое ведение электронных журналов в электронной форме);
• обеспечение информационной безопасности (поддержка электронно-цифровой подписи, шифрования информации, протоколирования, разграничения прав доступа пользователей и системы ролей пользователей, наличие встроенных средств контроля целостности информационных данных и автоматического резервного копирования даннных).