Как организовать документооборот и хранение бухгалтерских документов

В общем составе документации любой организации или индивидуального предпринимателя бухгалтерские документы занимают самую большую часть. Эта сфера настолько важна для государства, что регулируется отдельными законодательными актами как для всей организации в целом, так и для бухгалтерии отдельно.

Начало деятельности

Процесс создания документооборота состоит из следующих этапов:

• организация оптимальных путей следования готовых документов;
• создание документов;
• организация хранения документов.

Как правило, для ведения документации разрабатываются специальные инструкции. В начале своей деятельности можно обойтись регламентами или положениями, утвержденными приказами руководителя, но в последующем более основательный циркуляр все равно необходим. Кроме инструкции потребуется и номенклатура дел, позволяющая организовать хранение на системной основе. В этом документе определяется, по каким показателям группировать бумаги. Для бухгалтерии такие действия упрощаются по той причине, что счетам-фактурам или накладным, например, имеются определенные места (папки), и ничего нового изобретать не приходится.

После обработки каждый документ укладывается по назначению в хронологическом порядке. Внедрение электронного документооборота несколько упростило эту процедуру: компьютерные программы позволяют распределять документы в автоматическом режиме.

Хранение бухгалтерских документов

Однако кроме текущего учета документов их надо правильно хранить. Это по закону должно делать любое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Соответствующие нормы содержатся в Налоговом кодексе, законодательных актах, касающихся бухучета, и приказах Минфина.

Одно время в сроках хранения с налоговой сферой наблюдался некоторый разнобой, однако с 1 января 2013 года установлено, что бухгалтерская отчетность, регистры бухучета, первичные документы должны будут храниться тоже не менее пяти лет, считая от окончания отчетного года. Причем неважно на бумажных носителях они будут располагаться или на электронных. Для некоторых документов, особенно относящихся к заработной плате, предусмотрены более длительные периоды.

Существует определенный порядок подготовки документов к архивированию. Так, например, кассовые документы, банковские выписки с дополнениями, авансовые отчеты должны переплетаться. Менее важные бумаги (вроде сменных рапортов, нарядов на работу, путевых листов) можно просто подшивать в папки. Если есть возможность, то документы хранятся в специально отведенной комнате, если нет, то в помещении бухгалтерии, но в отдельных шкафах.

В дальнейшем подлинники на руки не выдаются, хотя это и можно сделать по особому разрешению главбуха. Обычно ограничиваются предоставлением заверенных копий. Исключение составляют налоговые инспекторы, оформляющие изъятие для проверки.

Ответственность за хранение

В процессе работы надлежащую подготовку и дальнейшее хранение осуществляет отдельный сотрудник бухгалтерии. Однако если сохранность не будет обеспечена надлежащим образом, накажут и начальника отдела, и руководителя организации. Более того, в законодательстве предусмотрены даже налоговые санкции к самому юридическому лицу.

Поэтому, если утрата произошла по объективным причинам, ее следует зафиксировать с помощью соответствующих органов (МВД, МЧС). Если есть конкретный виновник внутри организации, то надо провести служебную проверку и составить опись утраченного, утвердив все действия отдельным приказом руководителя. Это, конечно, существенно облегчит общение с проверяющими, но восстановить документы все равно желательно, иначе налоговики могут исчислить налоги «по-среднему».

Уничтожение бухгалтерских документов

После окончания установленного срока документы можно уничтожить. Для этого тоже предусмотрена определенная процедура. В крупных организациях и государственных структурах обычно назначается ликвидационная комиссия, которая подтверждает отсутствие ценности бумаг или электронных документов. Небольшие компании обходятся более скромными ресурсами. В любом случае следует оформить соответствующий акт, где необходимо перечислить уничтожаемые документы. Если не предусмотрена обязанность что-либо передавать в государственный архив, то с этим учреждением согласовывать мероприятие не надо.

24.01.2013, 04:23

Версия для печати